Po zeskanowaniu lub dodaniu dokumentów oraz ich przetworzeniu przez moduł OCR, pojawią się na liście. Aby pojawił się one w rejestrze VAT w programie księgowym, musisz zweryfikować i zatwierdzić każdy dokument osobno.

UWAGA!

Jeśli chcesz, aby dokumenty pojawiły się w programie księgowym w takiej kolejności, w jakiej były skanowane, zatwierdzaj dokumenty po kolei, bez ich sortowania.

Widok listy dokumentów

Tabela pokazuje listę dokumentów wg daty skanowania. Lista zawiera również informacje:

• Status – Nowy, Zatwierdzony, Poprawiony, Nie do księgowania,
• Numer dokumentu
• Rodzaj faktury – Sprzedaż, Zakup
• Kontrahent – oznacza, że kontrahent jest w bazie programu księgowego, oznacza, że kontrahent nie został odnaleziony w bazie programu księgowego, oznacza, że moduł OCR nie znalazł numeru NIP w dokumencie.

Niektóre kolumny pozycji o statusie Nowy są puste tj. Data dokumentu, Data operacji, Nr. dokumentu, Id księgowe, Kwoty netto, VAT, brutto, Czas wprowadzania. Wartości pojawią się w nich po zatwierdzeniu dokumentu.

Chcąc przeszukać zawartość listy, wpisz wartość w polu i kliknij Znajdź. Aby skasować, kliknij Wyczyść.

W dolnej części listy znajdziesz pasek gotowych filtrów Status i Typ dokumentu. Pokazana jest również informacja o ilości dokumentów oczekujących na przetworzenie i już przetworzonych.

Operacje na liście dokumentów

Kliknij w linie dokumentu prawym przyciskiem myszki, aby rozwinąć listę dodatkowych funkcji.

• Dokument nieczytelny – zaznacz jeśli zeskanowany dokument jest bardzo słabej jakości i moduł rozpoznawania nie rozpoznał żadnych danych na dokumencie.
• Otwórz plik dokumentu – opcja ta służy do otwierania pliku zeskanowanej faktury w aplikacji do przeglądania plików PDF Mobevo Reader.
• Kopiuj ścieżkę dokumentu – jest to opcja, dzięki której możliwe jest skopiowanie do schowka systemu Windows ścieżki pliku zeskanowanej faktury.
• Przejdź do katalogu skanowania – dzięki tej funkcji otworzysz katalogu danego klienta, gdzie przechowywane są zeskanowane dokumenty. Dokumenty oczekujące na rozpoznanie przez OCR znajdują się w katalogu głównym, natomiast w podkatalogu „Done” umieszczone są dokumenty już rozpoznane.
• Usuń zaznaczone – ta opcja ma za zadanie usunięcie z listy zaznaczonego dokumentu, usuwa plik zeskanowanej faktury oraz usuwa wpis z bazy danych.
• Dokument nie do księgowania – w przypadku, gdy zeskanowany został dokument, który nie podlega księgowaniu, zaznacz flagę Dokument nie do księgowania. Skutkuje to tym, że wpisowi zostaje ustawiona flaga na liście Nie do księgowania. W menu kontekstowym pojawia się również opcja Cofnij flagę nie do księgowania. Jest to operacja odwrotna.
• Wyślij dokumenty pocztą – opcja pozwala wysłać kilka plików zeskanowanych dokumentów przez klienta programu pocztowego.
• Sprawdź status podatnika – po zatwierdzeniu faktury opcja umożliwia sprawdzenie statusu VAT podatnika.
• Przenieś do innego klienta – opcja umożliwia przeniesienie błędnie zeskanowanej faktury jednego klienta do drugiego.
• Zapisz w wybranej lokalizacji – opcja umożliwia zapisanie pliku skanu wybranych dokumentów do dowolnej lokalizacji na dysku lub nośniku.
• Drukuj zaznaczone – opcja umożliwia wysłanie do drukarki listy zaznaczonych dokumentów.
• Przypisz kontrahenta – przypisuje wybranego z listy kontrahenta do danego dokumentu lub listy zaznaczonych dokumentów.
• Przypisz kategorię – opcja pozwala na hurtowe przypisanie kategorii do listy zaznaczonych dokumentów.
• Otwórz w oknie Optimy – opcja widoczna tylko dla użytkowników programu księgowego Comarch ERP Optima. Pozwala na otworzenie zatwierdzonej faktury w oknie Optimy.